ACCESS Ders 1

MICROSOFT ACCESS© İLE ÇALIŞMAK
Dersin sonunda yapabilecekleriniz:
-Microsoft Access’in amaçlarını tanımlamak.
-Microsoft Access 2000’in yeniliklerini açıklamak.
-Microsoft Access 2000’in kuruluşunu yapabilmek.
I. MICROSOFT ACCESS©
Microsoft Access, masaüstü veritabanı (database) projeleri geliştirmek için yaygın olarak
kullanılan bir veritabanı yönetim yazılımıdır. Özellikle verilerin tablolar halinde tasarlanması ve ilişkiler (relationships) gibi yeni kavramların yer aldığı Access, gelişmiş veritabanı
olanaklarının kişisel bilgisayar üzerinde kullanılmasını sağlayan ve yaygın olarak kullanılan
bir programdır.
II. MİCROSOFT ACCESS 2000’İN YENİLİKLERİ
Microsoft Access 2000, çok sayıda yeniliğe sahiptir. Bunların en başında Internet ve Intranet
uygulamaları geliştirmek için kullanılan yenilikler gelmekle birlikte bütün yeniliklere kısaca
bir göz atalım:
A. DATABASE PENCERESİ’NDEKİ YENİLİKLER
Microsoft Access, bir veritabanı penceresinden yönetilir. Bu pencerede verilerini depolamak
için tablolar, verilerinizi sorgulamak için sorgular (query), verileri işlemek ve görüntülemek
için formlar ve verilerin çıktılarını almak için raporlar kullanılır.
Microsoft Access 2000, Database Penceresi’nde database (veritabanı) nesnelerinin görülmesi
ve işlenmesiyle ilgili çok sayıda yeni düzenleme seçeneklerine sahiptir:
-Database penceresi araç çubuğu: Database nesnelerinin yönetimi, açılması ve yaratılmasıyla
ilgili komutların kolayca bulunmasını sağlar.
-Nesne çubuğu (Object bar): Database nesnelerinin dikey olarak görüldüğü ve kolayca
kullanıldığı yer.
-Database nesnelerini gruplamak: Farklı türdeki database nesnelerine erişim için kullanılan
kısayolların gruplarını içeren grup çubukları.
-Yeni nesne kısayollarını kullanmak: Database penceresinde; nesneleri tasarım görünümünde
açabileceğiniz seçenekler. Ayrıca yeni bir database nesnesini yaratabileceğiniz sihirbaz yer
alır.
-Nesnelerin database penceresinde seçilmesini ve açılmasını özelleştirmek: Düzenleme
yaparak database nesnelerini tek bir fare tıklamasıyla açmak.
B. DATABASE TASARIMINDAKİ YENİLİKLER
Microsoft Access 2000 database tasarımı ve datalarla çalışma bakımından çok sayıda yeni
özelliğe sahiptir. Bunlardan bazıları şunlardır:
-Record-level locking (Kayıt-düzeyi kilitleme): 4 K boyutundaki sayfalar üzerinde yapılan
page-level kilitlemenin yanı sıra Microsoft Access 2000 satır-düzeyinde de kilitleme
yapabilmektedir.
-İlişkili dataların subsheet (alt data tabloları) içinde görüntülenmesi: Tablo, sorgu ya da form
üzerindeki ilişkili dataların alt tablolar (subdatasheet) ya da altform (subform) olarak
görülmesi sağlanır. Örneğin müşteri tablosuna bağlı siparişlerin görülmesi gibi.
-Yeniden adlandırma sorunlarının otomatik olarak çözülmesi: Bir formu, tabloyu, sorguyu,
alanı ya da diğer bir kontrolün adının değiştirilmesi durumunda ortaya çıkacak sorunları
gidermek için ilgili bileşenlerin de otomatik olarak yeniden adlandırılması.
C. “DATA ACCESS PAGES” İLE GELEN YENİLİKLER
Data access pages bir Web sayfasıdır. Bu sayfa aracılığıyla Microsoft Access 2000 ya da SQL
Server üzerindeki datalara erişilebilir. Data pages (veri sayfaları), veri girişi ve değiştirilmesi
için aynı Access formları gibi kullanılabilir. Bunun dışında kayıtların hiyerarşik biçimde
gruplanması için de data pages kullanılabilir. Bu sayfaların özelliği, sayfalar Internet Explorer
ile açılabilir.
D. TOOLBARS, MENÜ BAR VE SHORTCUT MENÜLERİNDEKİ YENİLİKLER
Access 2000 içindeki araç çubukları, menüler ve kısaayol menüleri daha kolay ve hızlı
biçimde kullanılabilecek şekilde düzenlenmelidir.
-Kişiselleştirilmiş menü ve araç çubukları: Bir menünün açılarak bir komutun seçilmesi onun
kişiselleştirilen menülere eklenmesini sağlar. Access 2000 kullandığınız menülere ve araç
çubuklarına göre; sadece kullandığınız menü ve araç çubuklarının görünmesini sağlar.
-Araç çubuklarını ard arda dizmek: More düğmesine tıklanarak daha fazla araç çubuğunu
ekranda görebilirsiniz. Araç çubuklarını yere göre boyutlandırabilirsiniz. Bir düğmeye
tıkladığınızda o düğme araç çubunda görünür.
-Bir araç çubuğu düğmesine ya da menü komutuna kısayol atamak: Bir araç çubuğu
düğmesine ya da bir menü komutuna kısayol atayarak bilgisayar üzerinde, network üzerinde,
Intranet ya da Internet üzerinde bir yere erişmek.
E. GÜVENLİK, BAKIM VE DÖNÜŞTÜRME İŞLEMLERİNDEKİ YENİLİKLER
-User-Level Security sihirbazı ile Veritabanı üzerinde güvenlik sağlamak: User-level Security
Wizard ile genel kurallar içinde veritabanının güvenliği sağlanır.
-Visual Basic for Applications kodunun parola ile korunması: Modüller, form ve raporların
arkasındaki modüller içinde yer alan VBA kodları parola ile konunur.
-Geliştirilmiş Compact yardımcı programı: Daha güvenlive etkin biçimde bir Access
veritabanının ve projesinin bir tek adımda sıkıştırılmasını sağlamak. Compact On Close
seçeneği ile bir veritabanı projesinin kapanırken otomatik olarak compact etmek.
-Bir veritabanını Microsoft Access 97’ye çevirmek: Bir Access 2000 veritabanını Access 97
file dosya formatına çevirmek gibi.
F. INTERNET ÜZERİNDE ÇALIŞMAYLA İLGİLİ YENİLİKLER
Microsoft Access 2000 Internet’le çalışmak için yeni özelliklere sahiptir. Bu işlemleri için
Internet üzerinde arama yapmayı sağlayacak bir Web browser’a gereksinim vardır.
-Data access page: Web sayfası yaratarak bir Access ya da SQL Server veritabanındaki
verilere giriş, düzeltme ve listeleme gibi işlemlerin yapılmasını sağlar.
-Intranet ya da Internet üzerinde birlikte çalışma: NetMeeting ile veritabanı üzerinde çalışan
diğer kullanıcılarla birlikte çalışma yapılır.
-Bir araç çubuğu düğmesine ya da menü komutuna hyperlink eklenir: Bir araç çubuğu
düğmesine ya da menü komutuna bir hyperlink eklenerek bilgisayar, network, internet ya da
intranet üzerindeki bir yere kolayca erişilir.
G. DİĞER UYGULAMALARLA ÇALIŞMA ALANINDAKİ YENİLİKLER
Microsoft Access 2000, diğer uygulamalarla çalışma alanında şu yeniliklere sahiptir:
-Microsoft SQL Server ile çalışmak: Bir Microsoft Access project yaratarak ya da SQL Server
Database Wizard kullanarak Microsoft SQL Server veritabanlarına kolayca erişim sağlanır.
-Diğer bir dosya formatındaki datalara erişmek için yeni bir veritabanı yaratmak: text,
dBASE, Paradox ya da spreadsheet formatındaki bir dosyayı açmak için Microsoft Access
otomatik olarak bir link yaratarak dosyaya bağlanır.
-Microsoft Outlook ya da Microsoft Exchange’teki verilere bağlanmak ya da import etmek:
Microsoft Outlook ve Microsoft Exchange Server’dan Exchange/Outlook Wizard ile veri
import ya da link etmek.
H. ÖRNEK UYGULAMALARDAKİ YENİLİKLER
Özellikle veritabanı yazılımları, üzerindeki araçları öğrenmek için örnek veritabanları
sunarlar. Access içinde de çok sayıda veritabanı örnek olarak bulunmaktadır. Access içindeki
örnek veritabanları kullanıcılara ve uygulama geliştiricilere örnek olacak çalışmalar
içermektedir. Bu veritabanları şunlardır:
-Northwind Traders
-NorthwindCS
-Address Book
-Contact Management
-Household Inventory
Northwind Traders özellikle güzel formların, raporların ve data access page’lerin bulunduğu
bir örnek veritabanıdır.
NorthwindCS örnek bir uygulamadır. Bu uygulama bir SQL script ile SQL Server üzerinde
Northwind veritabanı yaratır.
Address Book veritabanı bir ailenin her üyesinin adres ve telefon bilgilerini saklar.
Contact Management: Contact Manager veritabanı ile bütün kontakt kişilerin bilgileri
saklanır.
Household Inventory: Household Inventory veritabanı ise eşya bilgilerini tutar.
Bu örnek envanter bilgileri çeşitli alanlardaki bilgilerin nasıl tablolar haline getirilmesine ve
nasıl bir veritabanı olduğuna dair örnekler oluşturmaktadır.
III. ACCESS 2000’İN KURULUMU
Microsoft Access 2000’in kuruluşu Office 2000 içinde ya da tek başına yapılabilir. Office
2000 içinde tipik kuruluş Access’i içerir. Bunun dışında Custom (Özel) kuruluş içinde de
istenilen bileşenler seçilerek kurulabilir.
A. MİCROSOFT OFFİCE 2000 KURULUŞU
Kuruluş işleminin adım-adım aşamaları:
1. Office 2000 programı Disc 1 etiketli CD’yi CD-ROM sürücüye takınız.
2. Setup.exe programını çalıştırın ve adım-adım yapılacak işlemleri izleyin.
3. Mevcut eski bir Office sürümü yoksa Install Now (Şimdi Kur) düğmesine tıklayarak
kuruluşa başlayın. Eski bir sürüm varsa farklı bir klasörü kullanmak için ya da diğer kuruluş
seçeneklerini değiştirmek için Custom Install seçeneğine tıklayın.
4. Ürün kodunu girin.
5. İstediğiniz bileşenleri seçin.
6. Kuruluşu devam ettirin. Sistemin yeniden başlatılmasının ardından kuruluş gerekli
düzenlemelere devam edecektir.
IV. GÖZDEN GEÇİRME
1. Microsoft Access, hangi alanlarda bir çözüm olarak kullanılır?
2. Microsoft Access’i çalıştırmak için hangi işletim sistemleri uygundur?
3. Microsoft Access 2000’in yenilikleri nelerdir?
4. İlişkisel veritabanı nedir?
5. Data Access Pages (Sayfalar) ile neler yapılabilir?
6. Access 2000’in SQL Server 7.0 verilerine erişim için hangi özelliğe sahiptir?
7. Access 2000 ile ODBC tanımına gerek duyulmadan bir SQL Server veritabanına doğrudan
erişilebilir mi?. Bu nasıl yapılır?
8. Access’i kurarken nelere dikkat edersiniz?
9.Microsoft Access ile Microsoft Excel’in hangi alanlar için kullanılabilecek birer çözüm
olacağını açıklayın.
V. UYGULAMALAR
Microsoft Access, kurumsal amaçlı ya da ticari alanda kullanılan verilerin depolanması ve bu
alanca gereksinim duyulan bir çözüm için kullanılır. Bu nedenle bir öğrenci takibi, sipariş
takibi, hasta takibi, stok kontrolü gibi veri ve gereksinim duyulan bilgilere tasarlanan bir
çalışmayı karşımıza çıkarır.
Kurs süresince kullanacağımız bir uygulama aşağıda yer almaktadır:
Microsoft Access Uygulaması:
FC ecza deposu bin kadar üyesine ilaç toptan ilaç pazarlamak üzere kurulmuştur. FC ecza
ilaç siparişlerini takip etmek için bir veritabanı geliştirmek istemektedir. Siz bir veritabanı
yöneticisi olarak Microsoft Access ile veritabanını geliştirin.
Sipariş sisteminin yanı sıra bir süre sonra FC ecza deposu müşterileri için bir anket yapmaya
karar vermiştir. Anketler de veritabanına bir metin bilgisi olarak eklenecektir. Bu koşullar
altında; tabloları ve kayıtların birbiriyle bütünlüğün sağlayacak olan olası ilişkileri tanımlayın.
Bilgiler:
STOK KARTI MUSTERİ KARTI SİPARİŞ ANKET
Kodu Kodu Tarih Kodu
Tanımı Unvanı Sip No Anket Metni
Grup Kodu Grubu Mus Kodu
Satıcı Firma Adresi Stok Kodu
Birimi İlçesi Birimi
Birim Fiyatı İli Adet
KDV Tel Taşıyıcı Firma
Depo Kodu Fax Siparişi Alan
Paket Kodu Vergi Dairesi
Açıklama Vergi No
Resmi Kredisi
Hesap Açılış Tarihi
Resmi Web sitesi
PERSONEL (SİPARİŞİ ALANLAR) TAŞIYICI FİRMA
Kodu Kodu
Adı Soyadı Ünvanı
Adresi Adresi
İli İli
İşe Giriş Tarihi Güzergah
Notlar:
-Birim fiyatlar genellikle “Adet” olarak düzenlenecektir.
-Fiyat ve adet bilgilerine mutlaka pozitif bir değer girilecektir.
-Sipariş tarihi “günün” tarihi olarak otomatik olarak düzenlenecektir.
-Grup kodları, iller ve diğer seçenekli girişler bir combo box olarak düzenlenecektir.
-Sipariş ekranındaki; müşteri kodu, stok kodu ve taşıyıcı firma combo olarak düzenlenecektir
(Lookup Wizard) ve bilgilerin diğer tablodan otomatik olarak seçilmesini sağlayacaktır.
1. İlişkileri Kurun
Müşteri-Sipariş
Müşteri-Anket
Stok-sipariş
Personel-sipariş
Taşıyıcı firma-sipariş arasındaki ilişkileri kurun.
2. Örnek veriler girin:
3. İstenen sorgular:
-Müşterilerin ili içinde grubu, grubu içinde alfabetik sırada ünvanlarının yer aldığı liste.
-Adının ilk harfi A-D arasında olan müşteriler?
-Verilen iki tarih arasında (parametrik) siparişlerin adet ve tutarları?
-Verilen iki tarih arasında ve belli bir müşteri konu için siparişlerin adet ve tutarları?
-Verilen iki tarih arasında ve belli bir müşteri ve siparişi alan eleman olarak siparişlerin adet
ve tutarları?
-Verilen iki tarih arasında, belli bir müşteri, belli bir mal ve siparişi alan eleman olarak
siparişlerin adet ve tutarları?
-Malların KDV oranlarını 15 olanların 20’ye çevrilmesi.
-En yüksek sipariş alan elemanı bulmak için elemanların sipariş toplamlarını gösteren bir
sıralı liste (azalan).
-Hiç siparişi olmayan müşterilen alfabetik sırada listesi.
-İli “İzmir” olan ve telefon numarasının ilk karakteri 4 olan müşterilerin alfabetik sırada
listesi.
-İli “İzmir” ya da “Manisa” olan müşterilerin il içinde alfabetik sırada listesi.
-Sipariş adedi olarak en çok mal taşıyan taşıyıcı firma?
-Sipariş alan elemanların toplam (tutar) siparişleri.
-Stokta Birim fiyatlara %10 zam.
-Sadece belli gruptan olan stokların birim fiyatlarına %10 zam.
-Stokların depo kodunun ilk iki karakteri ile tanımlarının ilk iki karakterinin birleşiminin
listesi.
-Sipariş toplamlarının taşıyıcı firma güzergahlarına göre listesi.
4. İstenen formlar
Formlar verilerin girilmesi, istenen bir bilgini aranması, değişik şekillerde filtrelemeler
yapılması için geliştirilen nesnelerdir.
Yapılacaklar (a)
-Stok kartı için columnar (sütunlu) bir form
-Müşteri kartı için columnar bir form
-Anket için columnar bir form
-Personel için columnar bir form
-Taşıyıcı için columnar bir form
-Sipariş için tabular bir form
Yapılacaklar (b)
-Müşteri formu için olası alanlara combo box ekleyin.
-Müşteri formu için olası alanlara Validation Rule ekleyin.
-Müşteri formu için form zeminini değiştirin.
-Müşteri formunun altına kendi hazırladığınız bir bitmap dosyayı koyun.
-Müşterinin Web sitesi bilgisini tablo tasarımına ekleyin. Daha sonra bunun form üzerinden
girilmesini sağlayın. Web sitesi alanına www.microsoft.com girin. Ardından üzerine
tıklayarak ona ulaşmaya çalışın.
-Sipariş formunun alt başlık kısmına adet toplamı alın.
-Sipariş formunda birim fiyat ve tutarın görünmesini sağlayın.
-Sipariş formunun alt başlık kısmına tutar toplamı alın. Ayrıca altına KDV’li toplamı
hesaplattırın.
-Sipariş formunda taşıyıcı firma ve siparişi alan müşterinin combo’larla seçilmesini sağlayın.
-Sipariş formunu Scroll Bar ve Navigation Button kontrollerini kaldırın.
-Müşteri kartı ile sipariş formunu birleştirin.
Yapılacaklar (c)
-Müşteri formuna ve personel formunda tarih alanlarına veri girişi kolaylaştırmak için
ActiveX kontrollerinden (Tool, ActiveX Controls) Calendar Control 8.0’ı koyun ve
çalışmasını kontrol edin.
Yapılacaklar (d)
-Bir ana menü formu geliştirin.
-Bütün formlara ulaşacak düğmeler yerleştirin.
-Bütün formlardan ana menüye dönüşü sağlamak için Exit düğmeleri yapın.
-Müşteri gruplarının toplam siparişlerini gösteren grafik formu hazırlayın.
İstenen Raporlar
Raporlar verilerin düz ya da gruplanarak ekrandan (preview) ya da yazıcıdan bastırılması
işlemidir.
Yapılacaklar (a)
-Siparişlerin tarih, müşteri kodu ve ürün kodu sıralı listesi.
-Müşteri koduna göre gruplamalı sipariş bilgileri raporu.
-Haftalık tarih gruplamalı sipariş bilgileri raporu.
-Ürün koduna göre gruplamalı sipariş bilgileri.